POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Date de dernière mise à jour : Juillet 2021

1.     Introduction

HiPay apporte le plus grand soin à la protection des données à caractère personnel qu’elle collecte et considère la protection des données à caractère personnel comme étant d’une importance fondamentale pour le fonctionnement de ses activités. Les données à caractère personnel que nous collectons sont protégées et traitées avec le plus grand soin, en respectant la législation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD ».

 

La présente Politique de confidentialité s’adresse aux personnes extérieures à notre organisation avec lesquelles nous interagissons, y compris les visiteurs de notre site Internet (ci-après désigné le « Site Internet »), nos prospects, nos clients, nos partenaires ou des candidats (conjointement, « vous »).

 

Dans le cadre de notre engagement à protéger vos données à caractère personnel de manière transparente, nous voulons vous informer :

  • Des catégories de données à caractère personnel collectées et traitées par HiPay ;
  • De la manière et des finalités pour lesquelles HiPay collecte et traite vos données à caractère personnel ;
  • Du fondement légal en vertu duquel vos données à caractère personnel sont traitées ;
  • Des catégories de destinataires de vos données à caractère personnel ;
  • De vos droits et de nos obligations par rapport à un tel traitement.

 

2.     Responsable du traitement :

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la Société HiPay, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 390 334 225, dont le siège social se situe 94 rue de Villiers, 92300 Levallois-Perret (ci-après désignée par « HiPay » ou « nous », « nos »).

3.     Finalités :

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel via notre Site Internet à des fins de gestion du Site Internet ce qui inclut les finalités de traitement suivantes :

  • Gestion de la prospection commerciale ;
  • Gestion de la relation avec les clients, fournisseurs et partenaires ;
  • Réalisation de statistiques de mesures d’audience et d’analyses de la navigation sur le Site Internet ;
  • Gestion des candidatures et des recrutements ;
  • Gestion des demandes reçues via le formulaire de contact.

4.     Base juridique du traitement :

Nous collectons et traitons uniquement les données personnelles vous concernant pour lesquelles nous avons des bases légales. Les bases légales incluent votre consentement (lorsque vous avez donné votre accord pour le traitement de vos données), le contrat (lorsque le traitement des données est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu entre HiPay et vous-même), le respect d’une obligation légale, et les “intérêts légitimes” d’HiPay.

5.     Catégories de données traitées :

En tant que responsable de traitement, HiPay collecte et traite les données suivantes, pour les finalités détaillées ci-après :

Finalité du traitement Catégories de données à caractère personnel traitées Base légale du traitement
Gestion de la prospection commerciale Nom, prénom, nom de l’entreprise, adresse, téléphone, email, fonction occupée au sein de l’entreprise, données relatives aux actes de prospection réalisés.

 

 Le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures préalables à la conclusion d’un contrat avec vous ou votre organisation, ou parce que nous avons un intérêt légitime au traitement afin de vous contacter.
Gestion de la relation avec nos clients, fournisseurs, partenaires Nom, prénom, nom de l’entreprise, adresse, téléphone, email, poste occupé au sein de l’entreprise, données relatives à la gestion des contacts (horodatage et objet de la demande, suivi, suites apportées, statistiques) ;

 

 Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie ou à l’exécution de mesures préalables à la conclusion d’un contrat avec vous ou votre organisation, ou parce que nous avons un intérêt légitime au traitement afin de vous contacter.
Gestion du site internet et réalisation de mesures d’audience Données relatives à la navigation (horodatage, adresse IP des utilisateurs, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les utilisateurs) et sur les plateformes numériques via des boutons de partage et des médias et les autres informations des cookies. (selon les autorisations que vous nous avez accordées)

 

 Nous avons un intérêt légitime au traitement afin de vous permettre d’accéder au Site Internet et de réaliser des statistiques d’audience lorsque vous nous avez donné votre consentement.
Gestion des candidatures et des recrutements Nom, prénom, email, adresse, numéro de téléphone, poste actuel, niveau d’expérience, domaine d’activité, compte-rendu d’entretiens et d’une manière générale, l’ensemble des données à caractère personnel figurant sur votre CV, votre lettre de motivation ou tout autre document auquel vous nous donnez accès dans le cadre de votre candidature. Nous avons un intérêt légitime au traitement afin de traiter les candidatures que nous recevons et de recruter des profils adaptés à nos besoins.
Gestion des demandes reçues via le formulaire de contact Nom, prénom, email, numéro de téléphone, entreprise, poste occupé, objet et contenu de votre message.

 

 Nous avons un intérêt légitime au traitement de vos données afin de pouvoir traiter votre demande et vous recontacter.

 

6.     Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données pour la gestion de votre demande :

Les données collectées (notamment par les cookies) à l’occasion de la navigation pour la mesure de l’audience et de l’utilisation des services en ligne présentent un caractère facultatif et sont soumis à votre consentement. Les données dont la collecte est obligatoire pour la réalisation des autres finalités sont indiquées par un astérisque dans le formulaire concerné.

7.     Prise de décision automatisée :

Les traitements ne prévoient pas de prise de décision automatisée.

8.     Source des données (lorsque d’autres données que celles fournies via le service en ligne sont utilisées pour le traitement de votre demande) :

  • Registre du commerce et des sociétés pour l’identité des dirigeants de sociétés ;
  • Registre des bénéficiaires effectifs pour l’identité des dirigeants de sociétés ;
  • Prestataires de HIPAY dans le cadre de la réalisation du KYC (Know Your Customer).

9.     Catégories de personnes concernées :

Les utilisateurs du Site Internet (visiteurs, clients, partenaires, fournisseurs, candidats).

10.  Destinataires des données :

HiPay garantit la confidentialité de vos données personnelles. Les données à caractère personnel que nous collectons nous sont destinées en notre qualité de responsable de traitement. Elles pourront être communiquées aux catégories de destinataires listées ci-dessous pour les finalités visées dans la présente Politique de confidentialité. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

Ainsi, en fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

  • Les personnels de HiPay en charge de la publication des contenus et de l’administration technique du Site Internet ;
  • Les personnels de HiPay chargés du traitement des demandes reçues via les formulaires de contact ;
  • Les personnels de HiPay en charge de la gestion du recrutement ;
  • Les personnels de HiPay responsables de la supervision de la sécurité des systèmes d’information ;
  • Les prestataires de services techniques chargés de la maintenance ou de la gestion du Site Internet. Ces prestataires doivent à tout moment garantir des niveaux de sécurité élevés à l’égard de vos données à caractère personnel et sont liés, le cas échéant, par un accord en vertu duquel ils sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel, et de les traiter uniquement selon les directives d’HiPay ;
  • En cas de fusion ou d’acquisition d’HiPay, en totalité ou en partie, par une autre société ou si HiPay venait à vendre ou céder tout ou partie de ses activités, l’acquéreur aurait accès aux informations collectées par HiPay, et notamment aux données à caractère personnel, sous réserve des lois en vigueur. De même, les données à caractère personnel peuvent être transférées dans le cadre d’une restructuration de l’entreprise, d’une procédure d’insolvabilité ou de tout autre événement similaire, si la législation applicable le permet et conformément à celle-ci ;
  • Lorsque la loi nous y oblige, nous pouvons être amenés à transmettre vos données à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire ses obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

 

Dans tous les cas, HiPay fera ses meilleurs efforts pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées lors de leur transmission aux destinataires précités.

11.  Transferts des données hors UE :

Les traitements ne prévoient pas de transferts des données en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Toutefois, si cela devait arriver, nous mettrons en place des mécanismes contractuels et des processus juridiques contraignants pour légalement transférer les données personnelles au-delà des frontières de la zone EEE et sécuriser ces flux de données

12.  Durée de conservation des données :

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont limitées et proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation des données personnelles par nos services est variable et déterminée par différents critères, dont :

  • la finalité pour laquelle nous les utilisons : nous conservons les données pendant la période nécessaire à l’accomplissement de la finalité liée au traitement ; et
  • les obligations légales : la législation ou la réglementation peut fixer une durée minimale pendant laquelle nous devons conserver les données personnelles.

Nous organisons notre politique de conservation des données en fonction de ces critères et sommes à votre disposition pour répondre à vos éventuelles interrogations. Nous conservons par exemple les données suivantes pour les durées indiquées ci-dessous :

  • Les données collectées via les formulaires en ligne sont conservées pour une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact.

Les données nécessaires à la production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne sont conservées dans un format ne permettant pas l’identification des personnes par leur adresse IP, et comportent un identifiant (relatif au cookie) conservé pour une durée maximale de treize mois sauf opposition de la personne concernée.

Par ailleurs, vos données sont conservées jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression. En cas de demande de suppression, toutes vos données seront définitivement supprimées dans les trente (30) jours suivants votre demande, dans la mesure où cette suppression est autorisée par la règlementation en vigueur.

13.  Mesures de sécurité:

Nous mettons en œuvre toutes les mesures de sécurité requises pour assurer la sécurité des données que nous collectons. Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information de HiPay.

En outre, nous demandons à nos prestataires et sous-traitants pouvant avoir accès aux données personnelles, de mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées à l’égard de ces données.

De plus, les salariés d’HiPay qui auraient accès à vos données à caractère personnel en raison de leurs attributions, sont soumis à la plus grande confidentialité à cet égard.

 

Cependant, bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens raisonnablement acceptables pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité ou leur confidentialité absolue, mais nous garantissons de faire tous les efforts raisonnables pour éviter tout abus ou perte.

 

14.  Comment exercer vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

Votre droit à l’information – La présente politique de confidentialité vous informe de l’identité du responsable de traitement, des finalités et bases légales pour lesquelles vos données sont traitées, de la durée de conservation de vos données et des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles ainsi que de vos droits. Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

Votre droit d’accès et à la rectification de vos données – Vous disposez du droit d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons. Vous pouvez également nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

Votre droit à l’effacement de vos données – Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas définis par la loi.

Votre droit à la limitation du traitement de vos données – Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la loi.

Votre droit de vous opposer au traitement de vos données – Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière. Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de vos données au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la portabilité de vos données – Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. A ce titre et dans les cas prévus par la loi, vous pouvez nous demander de transférer vos données à un autre organisme ou de vous les communiquer.

Votre droit de retirer votre consentement – Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cesserons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez donné votre consentement ne soient remises en cause.

Votre droit d’introduire un recours – Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, ou auprès de toute autre autorité de contrôle, et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Votre droit de définir des directives post-mortem – Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

Le délégué à la protection des données (DPO) d’HiPay est votre interlocuteur pour toute demande d’exercice de vos droits.

Vous pouvez contacter notre DPO par voie électronique : [email protected]

Vous pouvez également contacter notre DPO par courrier postal : HIPAY – Délégué à la protection des données (DPO), 94 rue de Villiers, 92300 LEVALLOIS-PERRET, France.

 

15.  Gestion des cookies et autres traceurs :

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel à l’aide de la technologie des cookies ou d’autres traceurs, conformément à notre Politique de gestion des cookies, accessible à l’adresse suivante :  https://hipay.com/fr/cookies.

 

16.  Mise à jour

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte des changements apportés aux diverses réglementations et pratiques en vigueur.

Les changements que nous apporterons à notre Politique de confidentialité seront directement publiés sur cette page de notre Site Internet. Afin de vous assurer que vous disposez en tout temps de la dernière version, nous vous invitons à la consulter en ligne.

Si nous avons apporté des modifications à la présente Politique de confidentialité qui affectent de manière substantielle la manière dont nous utilisons vos données personnelles, nous vous contacterons par tout moyen de communication pour vous en informer.

 

Date de la dernière mise à jour : juillet 2021